wewenang dan delegasi

November 29, 2014

wewenang dan delegasi

Pengertian Wewenang, Kekuasaan dan Pengaruh

- Pengertian Wewenang

Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.Penggunaan wewenang secara bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektevitas organisasi. peranan pokok wewenang dalam fungsi pengorganisasian, wewenang dan kekuasaan sebagai metoda formal, dimana manajer menggunakannya untuk mencapai tujuan individu maupun organisasi.Wewenang formal tersebut harus di dukung juga dengan dasar-dasar kekuasaan dan pengaruh informal. Manajer perlu menggunakan lebih dari wewenang resminya untuk mendapatkan kerjasama dengan bawahan mereka, selain juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan mereka.

- Pengertian Kekuasaan

Kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain untuk mencapai sesuatu dengan cara yang diinginkan. Studi tentang kekuasaan dan dampaknya merupakan hal yang penting dalam manajemen. Karena kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, maka mungkin sekali setiap interaksi dan hubungan sosial dalam suatu organisasi melibatkan penggunaan kekuasaan. Cara pengendalian unit organisasi dan individu di dalamnya berkaitan dengan penggunaan kekuasaan. Kekuasaan manager yang menginginkan peningkatan jumlah penjualan adalah kemampuan untuk meningkatkan penjualan itu. Kekuasaan melibatkan hubungan antara dua orang atau lebih. Dikatakan A mempunyai kekuasaan atas B, jika A dapat menyebabkan B melakukan sesuatu di mana B tidak ada pilihan kecuali melakukannya. Kekuasaan selalu melibatkan interaksi sosial antar beberapa pihak, lebih dari satu pihak. Dengan demikian seorang individu atau kelompok yang terisolasi tidak dapat memiliki kekuasaan karena kekuasaan harus dilaksanakan atau mempunyai potensi untuk dilaksanakan oleh orang lain atau kelompok lain.

Kekuasaan amat erat hubungannya dengan wewenang. Tetapi kedua konsep ini harus dibedakan. Kekuasaan melibatkan kekuatan dan paksaan, wewenang merupakan bagian dari kekuasaan yang cakupannya lebih sempit. Wewenang tidak menimbulkan implikasi kekuatan. Wewenang adalah kekuasaan formal yang dimiliki oleh seseorang karena posisi yang dipegang dalam organisasi. Jadi seorang bawahan harus mematuhi perintah manajernya karena posisi manajer tersebut telah memberikan wewenang untuk memerintah secara sah.

Struktur Lini dan Staf

1. Lini/garis (line organization)

Suatu bentuk organisasi dimana kepala eksekutif (chief executive) dipandang sebagai sumber wewenang tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan

Sifat/ciri-ciri :

1. Organisasi kecil,

2. Jumlah pegawai sedikit,

3. Pemilik biasanya menjadi pemimpin tertinggi dalam organisasi,

4. Hubungan kerja bersifat langsung (face to face relationship),

5. Spesialisasi yang dibutuhkan rendah,

6. Anggota organisasi saling kenal mengenal,

7. Tujuan sederhana,

8. Alat-alat sederhana,

9. Struktur organisasi sederhana,

10. Produksi yang dihasilkan belum beraneka ragam,

11. Pimpinan organisasi seorang tunggal,

12. Garis komando ke bawah kuat,

2. Organisasi staf (staff organisazition)

Adalah suatu organisasi yang mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan dan mempunyai fungsi memberikan bantuan, baik berupa pemikiran maupun bantuan yang lain demi kelancaran tugas pimpinan dalam mencapai tujuan secara keseluruhan (tidak mempunyai garis komando ke bawah/ke daerah-daerah). Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yany tugasnya memberi nasehat dan saran dalam bidang kepada pemimpin dalam organisasi.

Ciri-ciri organisasi lini dan staf:

a. Organisasi besar dan kompleks

b. Jumlah karyawannya banyak

c. Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin lagi bagi seluruh anggota organisasi

d. Terdapat dua kelompok besar manusia di dalam organisasi: 1) Line Personal; 2) staff personal yang melaksanakan fungsi-fungsi staf (staff function)

e. Spesialisasi yang beranekaragam diperlukan dan dipergunakan secara

maksimal

WEWENANG LINI, STAF DAN FUNGSIONAL

1. Wewenang lini (Lini Authority), adalah wewenang dimana atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

2. Wewenang Staf (Staff authority), adalah hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi kepada personalia lini.

3. Wewenang staf fungsional (Functional Staff Authority), adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Bila spesialis staf diberi wewenang fungsional oleh manajemen puncak maka dia mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai dengan kegiatannya.

Pengertian Delegasi dan Pendelegasian

Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

Pendelegasian adalah pelimpahan kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain. Pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya rutinitas sebaiknya didelegasikan ke orang lain agar seorang manajer dapat menggunakan waktunya itu untuk melakukan tugasnya sebagai seorang manajer.

Pendelegasian adalah kegiatan seseorang untuk menugaskan stafnya / bawahannya untuk melaksanakan bagian dari tugas manajer yang

bersangkutan dan pada waktu bersamaan memberikan kekuasaan kepeda staf/bawahan tersebut, sehingga bawahan itu dapat melaksanakan tugas tugas itu sebaik baiknya serta dapat mempertanggung jawabkan hal hal yang didelegasikan

kepadanya, ( Manulang,1988)

Pendelegasian merupakan proses penugasan, wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan. ( Sujak, 1990)

Delegasai wewenang adalah proses yang paling fundamental dalam organisasi, sebab pimpinan tak kan sanggup melakukan segala sesuatu dan membuat setiap keputusan.

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer perawat dan bidan menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.

2. Pendelegasian Wewenang Pendapat Para Ahli

Ralph C Davis

Delegation of Authority is merely the phase of the process in wich Authorityof assigned function is released to position to be exercise by their incumbent.

Artinya;

Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika penyerahan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggungjawaban.

Malayu S.P. Hasibuan

Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate untuk dikerjakannya atas nama delegator.

Sentralisasi Versus Desentralisasi

A.Istilah dan Pengertian Sentralisasi :

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang atas segala urusan yang menyangkut pemerintahan kepada tingkat pusat.. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah. Bahkan pada zaman kerajaan, pemerintahan kolonial, maupun di zaman kemerdekaan.Istilah sentralisasi sendiri sering digunakan dalam kaitannya dengan kontrol terhadap kekuasaan dan lokasi yang berpusat pada satu titik.

Dewasa ini, urusan- urusan yang bersifat sentral adalah :

• Luar Negri

• Peradilan

• Hankam

• Moneter dalam arti mencetak uang, menentukan nilai uang, dan sebagainya.

• Pemerintahan Umum

B. Istilah dan Pengertian Desentralisasi

Desentralisasi sebenarnya adalah istilah dalam keorganisasian yang secara sederhana di definisikan sebagai penyerahan kewenangan. Dalam kaitannya dengan sistem pemerintahan Indonesia, desentralisasi akhir-akhir ini seringkali dikaitkan dengan sistem pemerintahan karena dengan adanya desentralisasi sekarang menyebabkan perubahan paradigma pemerintahan di Indonesia

Desentralisasi di bidang pemerintahan adalah pelimpahan wewenang dari Pemerintah Pusat kepada satuan organisasi pemerintahan di wilayah untuk meyelenggarakan segenap kepentingan setempat dari sekelompok penduduk yang mendiami wilayah tersebut.

Dengan demikian, prakarsa, wewenang,dan tanggung jawab mengenai urusan yang diserahkan pusat menjadi tanggung jawab daerah , baik mengenai politik pelaksanaannya, perencanaan, dan pelaksanaannya maupun mengenai segi pembiayaannya. Perangkat pelaksananya adalah perangkat daerah itu sendiri.

Desentralisasi juga dapat diartikan sebagai pengalihan tanggung jawab, kewenangan, dan sumber-sumber daya (dana, manusia dll) dari pemerintah pusat ke pemerintah daerah.

Menurut UU Nomor 5 Tahun 1974, desentralisasi adalah penyerahan urusan pemerintah dari pusat kepada daerah. Pelimpahan wewenang kepada Pemerintahan Daerah, semata- mata untuk mencapai suatu pemerintahan yang efisien.

Tujuan dari desentralisasi adalah :

• mencegah pemusatan keuangan;

• sebagai usaha pendemokrasian Pemerintah Daerah untuk mengikutsertakan rakyat bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan pemerintahan.

• Penyusunan program-program untuk perbaikan sosial ekonomi pada tingkat local sehingga dapat lebih realistis.

Proses penyusunan personalia

Proses Penyusunan PersonaliaProses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:

1. Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.

2. Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.

3. Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.

4. Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.

5. Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas organisasi.

6. Penilaian pelaksanaan kerja : membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan – tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.

7. Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.8.Perencanaan dan Pengembangan karir : mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun.

Perencanaan sumber daya manusia

Perencanaan Sumber Daya Manusia Suatu organisasi tidak bisa menunggu orang – orang yang mereka butuhkan untuk posisi tertentu. Mereka harus merencanakan kebutuhan dan memutuskan dimana menemukan orang – orang yang dicari di masa depan. Perencanaan personalia termasuk dalam hal ini diperlukan untuk menyediakan macam dan jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam pencapaian organisasi. Ada 3 bagian perencanaan personalia :

1. Penentuan jabatan yang harus di isi, kemampuan karyawan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut.

2. Pemahaman tenaga kerja dimana karyawan pontesial ada.

3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

Penarikan dan seleksi karyawan

Penarikan dan Seleksi Karyawan Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.

Latihan dan pengembangan karyawan

Latihan dan Pengembangan Karyawan Karyawan baru biasanya telah memiliki pendidikan dan latihan dasar yang diperlukan. Hal itu mereka dapat dari suatu sistem pendidikan dan pengalaman yang berbuah kemampuan dan kecakapan tertentu. Manajer harus memulai dengan kondisi yang sekarang untuk membuat karyawan lebih produktif.Latihan dan pengembangan karyawan bertujuan untuk memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai tujuan. Latihan digunakan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan – ketrampilan dan teknik peleksanaan pekerjaan tertentu. Pengembangan meliputi peningkatan kemampuan, sikap dan sifat kepribadian. Pengembangan dapat terjadi secara formal atau informal.Pengembangan karyawan sangat dibutuhkan bagi individu atau organisasi. Akibat dari pertumbuhan dan perkembangan organisasi adalah organisasi harus mengeluarkan biaya pengembangan karyawannya, dan juga ‘harga’ yang harus dibayar karena pemborosan, pekerjaan yang buruk, keluhan dan rotasi karyawan.Hasil dari pengembangan adalah meningkatka kepuasan kerja karyawan, karyawan menjadi lebih percaya diri, dan juga memberi nilai tambah bagi masyarakat dan rekan kerja. Manusia seharusnya tidak boleh berhenti belajar karena belajar adalah suatu proses seumur hidup. Maka, pengembangan karyawan harus dinamis dan berkesinambungan

Pemberian Kompensasi Kepada karyawan

“Pentingnya Kompensasi Bagi Karyawan”

Setiap orang memiliki profesi yang beragam. Entah itu sebagai manajer, akuntan, dokter, guru, dan sebagainya. Jika orang-orang tersebut bekerja dalam suatu perusahaan tentunya mereka akan memperoleh yang disebut dengan kompensasi atau yang lebih dikenal dengan upah atau gaji. Kompensasi sendiri memiliki pengertian sebagai balas jasa yang diberikan oleh suatu perusahaan. Bagi suatu perusahaan, kompensasi punya arti penting karena pemberian kompensasi merupakan upaya dalam mempertahankan dan mensejahterakan karyawannya.

Lalu, apakah tujuan diberikannya kompensasi ?

Menurut Maryoto (1994), tujuan kompensasi adalah :

1. Pemenuhan kebutuhan ekonomi karyawan atau sebagai jaminan economic security bagi karyawan

2. Mendorong agar karyawan lebih baik dan lebih giat

3. Menunjukkan bahwa perusahaan mengalami kemajuan

4. Menunjukkan penghargaan dan perlakuan adil perusahaan terhadap karyawannya (adanya keseimbangan antara input yang diberikan karyawan terhadap perusahaan dan output atau besarnya imbalan yang diberikan perusahaan kepada karyawan)

Dalam memberikan kompensasi, secara umum untuk penentuan kompensasinya, terdiri dari tiga hal :

Pertama, Harga atau Nilai Pekerjaan yakni :

1. Melakukan analisis jabatan atau pekerjaan. Berdasarkan analisis tersebut maka akan didapat informasi yang berkaitan dengan jenis keahlian yang dibutuhkan, tingkat kompleksitas pekerjaan, resiko pekerjaan dan sebagainya. Dari informasi tersebut maka dapat ditentukan harga dari pekeerjaan tersebut.

2. Melakukan survei “harga” pekerjaan sejenis pada perusahaan lain yakni harga pekerjaan dari beberapa perusahaan menjadi patokan harga dalam menentukan harga pekerjaan sekaligus sebagai ukuran kelayakan dalam pemberian kompensasi.

Kedua, Sistem kompensasi yakni :

1. Sistem prestasi yaitu upah atau gaji menurut prestasi kerja yang disebut juga dengan upah sistem hasil. Dalam sistem ini, sedikit banyaknya upah yang diterima tergantung pada sedikit banyaknya hasil yang dicapai karyawan dalam waktu tertentu.

2. Sistem waktu yaitu besarnya kompensasi dihitung berdasarkan standar waktu seperti jam, hari, minggu hingga bulan. Besarnya upah ditentukan oleh lamanya karyawan menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Ketiga, Sistem kontrak yaitu besarnya upah didasarkan atas kuantitas, kualitas dan lamanya penyelesaian pekerjaan yang sesuai dengan kontrak perjanjian. Dalam sistem ini, biasanya dicantumkan ketentuan mengenai konsekuensi jika pekerjaan yang dihasilkan tidak sesuai dengan surat kontrak perjanjian.

Pengertian Kepemimpinan

Menurut Tead; Terry; Hoyt (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu kegiatan atau seni mempengaruhi orang lain agar mau bekerjasama yang didasarkan pada kemampuan orang tersebut untuk membimbing orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan kelompok.

Menurut Young (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu bentuk dominasi yang didasari atas kemampuan pribadi yang sanggup mendorong atau mengajak orang lain untuk berbuat sesuatu yang berdasarkan penerimaan oleh kelompoknya, dan memiliki keahlian khusus yang tepat bagi situasi yang khusus.

Moejiono (2002) memandang bahwa leadership tersebut sebenarnya sebagai akibat pengaruh satu arah, karena pemimpin mungkin memiliki kualitas-kualitas tertentu yang membedakan dirinya dengan pengikutnya. Para ahli teori sukarela (compliance induction theorist) cenderung memandang leadership sebagai pemaksaan atau pendesakan pengaruh secara tidak langsung dan sebagai sarana untuk membentuk kelompok sesuai dengan keinginan pemimpin (Moejiono, 2002).

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kepemimpnan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, bawahan atau kelompok, kemampuan mengarahkan tingkah laku bawahan atau kelompok, memiliki kemampuan atau keahlian khusus dalam bidang yang diinginkan oleh kelompoknya, untuk mencapai tujuan organisasi atau kelompok

PENDEKATAN DALAM STUDI KEPEMIMPINAN

A. Pendekatan Sifat (trait approach)

Pendekatan kesifatan, memandang kepemimpinan sebagai suatu kombinasi sifat-sifat (traits) yang tampak pada seseorang.

Keberhasilan atau kegagalan seseorang pemimpin banyak ditentukan atau dipengaruhi oleh sifat-sifat yang dimiliki oleh pribadi seorang pemimpin. Sifat-sifat itu ada pada seseorang karena pembawaan dan keturunan. Jadi, seseorang menjadi pemimpin karena sifat-sifatnya yang dibawa sejak lahir, bukan karena dibuat atau dilatih.

Banyak ahli yang telah berusaha meneliti dan mengemukakan pendapatnya mengenai sifat-sifat baik manakah yang diperlukan bagi seorang pemimpin agar dapat sukses dalam kepemimpinannya. Ghizeli dan Stogdil misalnya mengemukakan adanya lima sifat yang perlu dimiliki seorang pemimpin, yaitu: kecerdasan, kemampuan mengawasi, inisiatif, ketenangan diri, dan kepribadian. Seain itu, dari hasil studi pada tahun 1920-1950, diperoleh kesimpulan adanya tiga macam sifat pribadi seorang pemimpin meliputi ciri-ciri fisik, kepribadian, dan kemampuan atau kecakapan.

Maka, dapat ditarik kesimpulan bahwa berdasarkan pendekatan sifat, keberhasilan seorang pemimpin tidak hanya dipengaruhi oleh sifat-sifat pribadi, melainkan ditentukan pula oleh kecakapan atau keterampilan (skills) pribadi pemimpin.

B. Pendekatan Kekuasaan (power aprroach)

Orang-orang yang berada pada pucuk pimpinan suatu organisasi seperti manajer, direktur, kepala dan sebagainya, memiliki kekuasaan power) dalam konteks mempengaruhi perilaku orang-orang yang secara struktural organisator berada di bawahnya. Sebagian pimpinan menggunakan kekuasaan dengan efektif, sehingga mampu menumbuhkan motivasi bawahan untuk bekerja dan melaksanakan tugas dengan lebih baik.

Namun, sebagian pimpinan lainnya tidak mampu memakai kekuasaan dengan efektif, sehingga aktivitas untuk melaksanakan pekerjaan dan tugas tidak dapat dilakukan dengan baik. Oleh karena itu, sebaiknya kita bahas secara terperinci tentang jenins-jenis kekuasaan yang sering digunakan dalam suatu organisasi.

Dalam pengertiannya, kekuasaan adalah kualitas yang melekat dalam satu interaksi antara dua atau lebih individu (a quality inherent in an interaction between two or more individuals). Jika setiap individu mengadakan interaksi untuk mempengaruhi tindakan satu sama lain, maka yang muncul dalam interaksi tersebut adalah pertukaran kekuasaan.

Menurut French dan Raven, ada lima tipe kekuasaan, yaitu :

Reward PowerTipe kekuasaan ini memusatkan perhatian pada kemampuan untuk memberi ganjaran atau imbalan atas pekerjaan atau tugas yang dilakukan orang lain. Kekuasaan ini akan terwujud melalui suatu kejadian atau situasi yang memungkinkan orang lain menemukan kepuasan.

Coervice PowerKekuasaan yang bertipe paksaan ini, lebih memusatkan pandangan kemampuan untuk memberi hukuman kepada orang lain. Tipe koersif ini berlaku jika bawahan merasakan bahwa atasannya yang mempunyai ‘lisensi’ untuk menghukum dengan tugas-tugas yang sulit, mencaci maki sampai kekuasaannya memotong gaji karyawan.

Referent Power,Tipe kekuasaan ini didasarkan pada satu hubungan ‘kesukaan’ atau liking, dalam arti ketika seseorang mengidentifikasi orang lain yang mempunyai kualitas atau persyaratan seperti yang diinginkannya. Dalam uraian yang lebih konkrit, seorang pimpinan akan mempunyai referensi terhadap para bawahannya yang mampu melaksanakan pekerjaan dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang diberikan atasannya.

Expert Power,Kekuasaan yang berdasar pada keahlian ini, memfokuskan diripada suatu keyakinan bahwa seseorang yang mempunyai kekuasaan, pastilah ia memiliki pengetahuan, keahlian dan informasi yang lebih banyak dalam suatu persoalan. Seorang atasan akan dianggap memiliki expert power tentang pemecahan suatu persoalan tertentu, kalau bawahannya selalu berkonsultasi dengan pimpinan tersebut dan menerima jalan pemecahan yang diberikan pimpinan. Inilah indikasi dari munculnya expert power.

Legitimate Power,Kekuasaan yang sah adalah kekuasaan yang sebenarnya (actual power), ketika seseorang melalui suatu persetujuan dan kesepakatan diberi hak untuk mengatur dan menentukan perilaku orang lain dalam suatu organisasi. Tipe kekuasaan ini bersandar pada struktur social suatu organisasi, dan terutama pada nilai-nilai cultural. Dalam contoh yang nyata, jika seseorang dianggap lebih tua, memiliki senioritas dalam organisasi, maka orang lain setuju untuk mengizinkan orang tersebut melaksanakan kekuasaan yang sudah dilegitimasi tersebut.

Dari lima tipe kekuasaan di atas mana yang terbaik? Scott dan Mitchell menawarkan satu jawaban. Harus dingat bahwa kekuasaan hampir selalu berkaitan dengan praktik-praktik seperti penggunaan rangsangan (insentif) atau paksaan (coercion) guna mengamankan tindakan menuju tujuan yang telah ditetapkan. Seharusnya orang-orang yang berada di pucuk pimpinan, mengupayakan untuk sedikit menggunakan insentif dan koersif. Sebab secara alamiah cara yang paling efisien dan ekonomis supaya bawahan secara sukarela dan patuh untuk melaksanakan pekerjaan adalah dengan cara mempersuasi mereka. Cara-cara koersif dan insentif ini selalu lebih mahal, dibanding jika karyawan secara spontas termotivasi untuk mencapai tujuan organisasi yang mereka pahami berasal dari kewenangan yang sah (legitimate authority).

C. Pendekatan Perilaku (behaviour approach)

Pendekatan perilaku merupakan pendekatan yang berdasarkan pemikiran bahwa keberhasilan atau kegagalan pemimpin ditentukan oleh sikap dan gaya kepemimpinan yang dilakukan oleh pemimpin. Sikap dan gaya kepemimpinan itu tampak dalam kegiatan sehari-hari, dalam hal bagaimana cara pemimpin itu memberi perintah, membagi tugas dan wewenangnya, cara berkomunikasi, cara mendorong semangat kerja bawahan, cara memberi bimbingan dan pengawasan, cara membina disiplin kerja bawahan, cara menyelenggarakan dan memimpin rapat anggota, cara mengambil keputusan dan sebagainya.

D. Pendekatan Situasi (situational approach)

Pendekatan situasional ini muncul karena para peneliti mengenai gaya kepemimpinan tidak menemukan pendekatan yang paling efektif bagi semua situasi (Fielder, dengan teori contingency, Tannembaum dan Schmidt, dengan teori rangkaian kesatuan kepemimpinan

Pendekatan situasional biasa disebut dengan pendekatan kontingensi. Pendekatan ini didasarkan atas asumsi bahwa keberhasilan kepemimpinan suatu organisasi atau lembaga tidak hanya bergantung atau dipengaruhi oleh perilaku dan sifat-sifat pemimpin saja. Tiap organisasi atau lembaga memiliki ciri-ciri khusus dan unik. Bahkan organisasi atau lembaga yang sejenispun akan menghadapi masalah yang berbeda karena lingkungan yang berbeda, semangat, watak dan situasi yang berbeda-beda ini harus dihadapi dengan perilaku kepemimpinan yang berbeda pula.

Berbagai faktor yang dapat mempengaruhi gaya kepemimpinan antara lain: sifat pribadi pemimpin, sifat pribadi bawahan, sifat pribadi sesama pemimpin, struktur organisasi, tujuan organisasi, motivasi kerja, harapan pemimpin maupun bawahan, pengalaman pemimpin maupun bawahan, adat, kebiasaan, budaya lingkungan kerja dan lain sebagainya.

Pendekatan kontingensi menekankan pada ciri-ciri pribadi pemimpin dan situasi. Teori ini bukan hanya penting bagi kompleksitas yang bersifat interaktif dan fenomena kepemimpinan tetapi turut membantu para pemimpin yang potensial dengan konsep-konsep yang berguna untuk menilai situasi yang bermacam-macam dan untuk menunjukkan perilaku kepemimpinan yang tepat berdasarkan situasi.

Kekuatan- kekuatan PENYEBAB PERUBAHAN

a) Kekuatan-kekuatan eksternal

Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variable eksternal seperti system politik, ekonomi, teknologi, pasar, dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai SDA, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan adalah beberapa contoh factor-faktor lingkungan yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun langgganan dalam tahun-tahun terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.

b) Kekuatan-kekuatan internal

Kekuatan-kekuatan pengubah internal merupakan hasil dari factor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru serta sikap dan perilaku para karyawan. Sikap dan ketidak puasan karyawan seperti ditunjukkan dalam tingkat perputaran atau pemogokan, dapat menyebabkan berbagai perubahan dalam kebijaksanaan dan praktek manajemen

Cara-cara Penanganan Perubahan

Ada dua pendekatan penanganan perubahan organisasi:

1. Proses perubahan reaktif. Manajemen bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Sebagai contoh, bila peraturan baru dari pemerintah mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran, maka manajer mungkin akan membeli alat pemadam kebakaran.

2. Program perubahan yang direncanakan (planned change), disebut sebagaiproses proaktif. Manajemen melakukan berbagai investasi waktu dan sumberdaya lainnya yang berarti untuk menguibah cara-cara operasi organisasi. Perubahan yang direncanakan ini didefinisikan sebagai perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan organissi, atau sebagian besar satuan organisasi, harus menyiapkan diri untuk atau menyesuaikan dengan perubahan.

Penolakan terhadap perubahan

Penolakan terhadap perubahan merupakan suatu yang sering terjadi dan bersifat alamiah. Banyak hal yang menjadi alasan mengapa mereka lebih suka mempertahankan status quo yang ada dan menolak untuk melakukan perubahan. Menurut Kerr (Hani dan Reksohadiprodjo; 1997) penyebab timbulnya penolakan tersebut meliputi: kepentingan pribadi, adanya salah pengertian, norma, keseimbangan kekuatan serta adanya berbagai perbedaan seperti nilai, tujuan, dan lain sebagainya.

Adanya rasa kehilangan rasa nyaman, kekuasaan, uang, keamanan serta identitas dan keuntungan-keuntungan lain yang ditimbulkan adanya perubahan akan menimbulkan penolakan. Selain itu, salah pengertian sebagai akibat salah informasi menjadikan orang enggan untuk menerima perubahan. Hal ini dikarenakan mungkin mereka merasa tidak diikutkan dalam diskusi dan penyusunan rencana perubahan. Mereka tidak mengetahui tujuan, proses, dan akibat potensial yang ditimbulkannya. Lebih jauh lagi, aturan-aturan serta norma-norma yang sudah tertanam kuat juga akan menghambat adanya suatu perubahan. Mereka mungkin mereka takut atau menyangsikan bahwa perubahan akan meninjadikan keadaan menjadi lebih baik. Kurang adanya rasa kesadaran dan kepercayaan dari pihak-pihak yang menolak adanya perubahan.

Sedangkan Quirke (1996), dalam Soerjogoeritno (2004), mengidentifikasi beberapa penyebab adanya penolakan terhadap perubahan, diantaranya adalah:

1) Kurangnya atau tidak adanya pemahaman akan kebutuhan untuk berubah,

2) Kurangnya atau tidak kondusifnya konteks atau lingkungan perubahan,

3) Adanya pemahaman bahwa perubahan yang akan dilakukan tidak sesuai atau bahkan bertentangan dengan nilai-nilai dasar organisasi,

4) Kesalahan dalam memahami perubahan dan implikasi-implikasinya,

5) Adanya pemahaman bahwa perubahan yang akan dilakukan bukanlah merupakan pilihat terbaik bagi organisasi,

6) Tidak adanya kepercayaan atau keyakinan terhadap orang-orang yang mengajukan rencana perubahan,

7) Tidak adanya keyakinan terhadap keseriusan orang-orang yang memimpin perubahan, dan

8) Adanya konsepsi bahwa perubahan tidak dilakukan secara adil.

Proses Pengelolaan Perubahan

Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai efektifitas organisasi. Pertama ada retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua retribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.

Tahap-tahap Proses Perubahan

1. Tekanan dan desakan

Proses ini dimulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Misalnya adanya perubahan penjualan, penurunan produktivitas dan sebagainya.

2. Intervensi dan Reorientasi

Digunakan untuk merumuskan masalah dan dimulai proses dengan membuat para anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, juga staff internal yang mempunyai dan dipandang ahli serta dapat dipercaya sebagai konsultan atau pengantar perubahan.

3. Diagnosa dan pengenalan masalah

Informasi dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan tidak penting.

4. Penemuan dan pengenalan masalah

Pengantar perubahan mencoba menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan dan masuk akal dengan menghindari “metode-metode lama yang sama”. Bawahan didorong dan diajak untuk berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat pada serangkaian kegiatan.

5. Percobaan dan hasil

Pada tahap keempat diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.

6. Pungutan dan penerimaan

Setelah diuji dan sesuai dengan keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.

DASAR DASAR PROSES PENGAWASAN

PENGAWASAN

Pengawasan adalah proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.

TIPE-TIPE PENGAWASAN

Ada 3 tipe dasar pengawasan, yaitu:

1. Pengawasan pendahuluan(feedforward control)

Pengawasan ini sering disebut steering countrols

2. Pengawasan “concurrent”

Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.

Pengawasan ini sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”

3. Pengawasan umpan balik(feedback control)

Dikenal sebagai past-action controls

TAHAP-TAHAP DALAM PROSES PENGAWASAN

1. PENETAPAN STANDAR PELAKSANAAN ( PERENCANAAN)

Standar berarti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil.

Tiga bentuk standar yang umum:

a. Standar-standar phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa,jumlah langganan atau kualitas produk.

b. Standar-standar monenter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.

c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaaan harus diselesaikan.

2. PENENTUAN PENGUKURAN PELAKSANAAN KEGIATAN

Penetapan standar adlah sisa-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata.

Tahap ini menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

3. PENGUKURAN PELAKSANAAN KEGIATAN NYATA

Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan :

a. Pengamatan(observasi)

b. Laporan-laporan, baik lisan dan tulisan

c. Metode-metode otomatis

d. Inspeksi,pengujian(test) atau dengan pengambilan sempel.

4. PEMBANDINGAN PELAKSANAAN KEGIATAN DENGAN STANDAR DAN PENGANALISAAN PENYIMPANAN-PENYIMPANAN

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau stanar yang telah ditetapkan.

5. PENGAMBILAN TINDAKAN KOREKSI BILA PERLU

Tindakan koreksi bisa berupa:

a. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah

b. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri)

c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.

PENTINGNYA PENGAWASAN

Ada beberapa faktor yang membuat pengawasan selalu diperlakukan oleh setiap organisasi. Faktor-faktor itu adalah :

1. Perubahan lingkungan organisasi

2. Peningkatan kompleksi organisasi

3. Kesalahan-kesalahan

4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasi Wewenang

PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

William H Newman telah mengemukakan prosedur untuk penetapan sistem pengawasan. Pendekatannya terdiri atas lima langkah dasar yang dapat diterapkan untuk semua tipe kegiatan

1. Merumuskan hasil yang diinginkan

2. Menetapkan petunjuk (predictors) hasil

Tujuan pengawasan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyipangan sebelum kegiatan diselesaika.

Tugas penting manajer adalah merancang program pengawasan untuk menemukan sejumlah indikator-indikator yang terpercaya sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak.

Newmen telah mengidentifikasikan beberapa”earth wearning preditors “ yang dapat membantu manajer memperkirakan apakah hasil yag diinginkan tercapai atau tidak, yaitu

1. Pengukuran memuaskan

2. Hasil-hasil pada tahap-tahap permulaan

3. Gejala-gejala (symptoms)

4. Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan

3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil

4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

BIDANG – BIDANG PENGAWASAN

Merupakan aspek – aspek satuan kerja atau organisasi yang harus berfungsi secara efektif agar keseluruhan organisasi meraih sukses.

ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

Dua teknik yang paling terkenal adalah manajemen dengan pengecualia (managemen by exception) dan sstem informasi manajemen (managemen information systems)

1. Manageme By Exception (MBE)

Memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempresilahkan karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin

2. Managemen Information Systems(MIS)

Sistem ini memainkan peran penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaa dan pengawasan dengan efektif.

MIS adalah suatu metode formal pengadaan da penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif.

MIS dirancang melalui beberapa tahap utama, yaitu:

1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah

2. Tahap disain konsepsual

3. Tahap disain terperinci

4. Tahap implementasi akhir

Manajemen perlu memperhatikan 5 pedoman agar perancangan MIS berjalan efektif:

1. Mengikut sertaka pemakai(unsur) kedalam tim perancang.

2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem

3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih daripada pertimbangan kuantitas belaka

4. Penyajian pendahulua sebelum diterapkan

5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi para operator dan pemakai sistem.

KARAKTERISITIK – KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF