organisasi dan koordinasi

November 22, 2014

organisasi dan koordinasi

Pengertian Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Pengorganisasian (Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang di pandang. Seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja administrasi, ruangan laboratorium, serta penetapan tugas dan wewenang seseorang pendelegasian wewenang dan seterusnya dalam rangka untuk mencapai tujuan.

Teori organisasi

Teori organisasi adalah suatu konsepsi, pandangan, tinjauan, ajaran, pendapat atau pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi sehingga dapat lebih berhasil bahkan pada gilirannya organisasi dapat mencapai sasaran yang ditetapkan, adapun yang dimaksud masalah itu sendiri adalah segala sesuatu yang memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan.

Ada 9 macam teori organisasi yaitu teori organisasi klasik, teori organisasi birokrasi, teori organisasi human relations, teori organisasi perilaku, teori proses, teori organisasi kepemimpinan, teori organisasi fungsi, teori organisasi pembuatan keputusan dan teori organisasi kontingensi.

1. Teori Organisasi Klasik

Teori organisasi klasik disebut juga teori organisasi tradisional, teori organisasi spesialisasi, atau teori struktural. Ada 10 macam prinsip organisasi diantaranya : (1) prinsip penetapan tujuan yang jelas; (2) prinsip kesatuan perintah; (3) prinsip keseimbangan; (4) prinsip pendistribusian pekerjaan; (5) prinsip rentangan pengawasan; (6) prinsip pelimpahan wawasan; (7) prinsip departementasi; (8) prinsip penetapan pegawai yang tepat; (9) prinsip koordinasi dan (10) prinsip pemberian balas jasa yang memuaskan.

2. Teori Birokrasi

Pada dasamya teori organisasi birokrasi menyatakan bahwa untuk mencapai tujuan, organisasi harus menjalankan strategi sebagai berikut:

a. Pembagian dan penugasan pekerjaan secara khusus

b. Prinsip hierarki atau bawahan hanya bertanggung jawab kepada atasannya langsung.

c. Promosi didasarkan pada masa kerja dan prestasi kerja, dan dilindungi dari pemberhentian sewenang-wenang dan yang demikian disebut prinsip loyalitas.

d. Setiap pekerjaan dilaksanakan secara tidak memandang bulu, tidak membeda-bedakkan status sosial, tidak pilih kasih. Strategi ini dinamakan prinsip impersonal

e. Tiap-tiap tugas dan pekerjaan dalam organisasi dilaksanakan menurut suatu sistem tertentu berdasarkan kepada data peraturan yang abstrak. Strategi ini dinamakan prinsip uniformitas

3. Teori Human Relations

Teori ini disebut juga teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antara manusia, teori hubungan kerja kemanusiaaan atau the human relations theory. Suatu hubungan dikatakan hubungan kemanusiaan apabila hubungan tersebut dapat memberikan kesadaran dan pengertian sehingga pihak lain merasa puas. Pengertian tersebut dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu hubungan manusia secara luas dan secara sempit. Dalam arti luas hubungan kemanusiaan adalah hubungan antara hubungan seseorang dengan orang lain yang terjadi dalam suatu situasi dan dalam semua bidang kegiatan atau kehidupan untuk mendapatkan suatu kepuasan hati.

4. Teori Organisasi perilaku

Teori ini disebut merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil tidaknya organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan berasal dari para anggotanya.

5. Teori Organisasi Proses

Suatu teori yang memandang organisasi sebagai proses kerjasama antara kelompok orang yang tergabung dalam suatu kelompok formal. Teori ini memandang organisasi dalam arti dinamis, selalu bergerak dan didalamnya terdapat pembagian tugas dan prinsip-prinsip yang bersifat umum (Universal).

6. Teori Organisasi Kepemimpinan

Teori ini beranggapan bahwa berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuan tergantung sampai seberapa jauh seorang pemimpin mampu mempengaruhi para bawahan sehingga mereka mampu bekerja dengan semangat yang tinggi dan tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien dan efektif, adapun sedikitnya kajian atas teori organisasi yang berhubungan dengan masalah kepemimpinan dapat dibedakan atas:

a. Teori Otokratis

b. Teori Demokrasi

c. Teori kebebasan (Teory laissez fairre)

d. Teori Patnernalisme

e. Teori Personal atau pribadi.

f. Teori Non-Personal

7. Teori Organisasi Fungsi

Fungsi adalah sekelompok tugas atau kegiatan yang harus dijalankan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan sebagai pemimpin atau manager guna mencapai tujuan organisasi. Sekelompok kegiatan yang menjadi fungsi seorang pemimpin atau manager terdiri dari kegiatan menyusun perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), pemberian motifasi atau bimbingan (Motivating), pengawasan (Controlling), dan pengambilan keputusan (Decision making).

8. Teori Pengambilan Keputusan

Teori ini berlandaskan pada adanya berbagai keputusan yang dibuat oleh para pejabat disetiap tingkatan, baik keputusan di tingkat puncak yang memuat ketentuan pokok atau kebijaksanaan umum, keputusan di tingkat menengah yang memuat program-progam untuk melaksanakan keputusan adminitratif, maupun keputusan di tingkat bawah.

9. Teori Kontingensi (Teori Kepentingan)

Teori ini berlandaskan pada pemikiran bahwa pengelolaan organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila pemimpin organisasi mampu memperhatikan dan memecahkan situasi tertentu yang sedang dihadapi dan setiap situasi harus dianalisis sendiri.

Dari semua teori ini, tidak satu teori pun yang dianggap paling lengkap atau paling sempurna, teori-teori itu satu sama lain saling mengisi dan saling melengkapi. Teori dianggap baik dan tepat apabila mampu memperhatikan dan menyesuaikan dengan lingkungan dan mampu memperhitungkan situasi-situasi tertentu.

PEMBAGIAN KERJA DAN BENTUK ORGANISASI

Struktur Organisasi (Disain Orgaisasi) Yaitu Dapat Didefinisikan Sebagai Mekanisme-mekanisme Formal Dengan Mana Organisasi Dikelola.

Adapun Faktor-faktor Utama Yang Menentukan perancangan

Struktur Organisasi Adalah Sebagai Berikut :

· Strategi Organisasi Untuk Mencapai Tujuannya.

· Teknologi Yang Digunakan.

· Anggota (Karyawan) Dan Orang-orang Yang Terlibat Dalam Organisasi.

· Ukuran Organisasi.

Ada 5 Unsur-unsur Struktur Organisasi Terdiri Dari :

· Spesialisasi Kegiatan Berkenaan Dengan Spesifikasi Tugas-tugas Individual Dan Kelompok Kerja Dalam Organisasi (Pembagian Kerja) Dan Penyatuan Tugas-tugas Tersebut Menjadi Satuan-satuan Kerja. (Departementalisasi).Standardisasi Kegiatan, Merupakan Prosedur-prosedur Yang Digunakan Organisasi Untuk Menjamin Terlaksananya Kegiatan Seperti Yang Direncanakan.

· Koordinasi Kegiatan, Menunjukkan Prosedur-prosedur Yang Mengintegrasikan Fungsi-fungsi Satuan-satuan Kerja Dalam Organisasi.

· Sentralisasi Dan Desentralisasi Pembuatan Keputusan.

· Ukuran Satuan Kerja Menunjukkan Jumlah Karyawan Dalam Suatu Kelompok Kerja.

departementasi

A. Pengertian Departementasi

Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi.

Ada dua macam bentuk departementasi yaitu :

® Departementasi Fungsional

Departementasi fungsional yaitu ; organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang dala yang terlibat dalam satu aktivitas atau beberapa aktivitas berkaitan yang disebut fungsi dalam satu departmen. Seperti pemasaran atau keuangan dikelompokkan ke dalam 1 unit. Mengelompokkan fungsi yang sam a atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.

v Kebaikannya :

Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama

Menciptakan efisiensi melalui spesalisasi

Memutuskan keahlian organisasi

Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi

v Kelemahannya :

Menciptakan konflik antar fungsi

Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

Umpan balik yang lambat

Memusatkan pada kepentingan tugasnya

Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

® Departemen Devisional

Departementasi divisional, departemen perusahaan besar yang berupa bisni terpisah, mungkin di tujukan untuk membuat dan menjual produk spesifik atau melayani pasar spesifik. Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

® Struktur organisasi divisional atas dasar produk

Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini di pakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

® Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah

Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangang adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

® Struktur organisasi divisional atas dasar langganan

Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan poduk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan ,pelayanan.

Organisasi proyek dan matrik

Pengertian organisasi proyek dan matrik

Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi.

Struktur Organisasi Proyek

Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.

Struktur Organisasi Matriks

Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang

Pengertian koordinasi

Koordinasi ( coordination ) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah ( departemen atau bidang-bidang fungsional ) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi.

Kebutuhan akan koordinasi

Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksanaannya. Koordinasi sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu :

Saling ketergantungan yang menyatu ( pooled interdependence ), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hal akhir.

Saling ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependence ), dimana suatu satuan organisasi harus melaksanakan pekerjaannya relebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal independence ), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif

Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi yang efektif, yaitu :

Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualitas produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi. Bagian pemasaran mengemukakan desain produk sebagai yang paling esensial.

Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi mengemukakan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

Perbedaan dalam formalitas struktur. Dalam departemen produksi di mana kuantitas dan kualitas diawasi secara ketat, proses evaluasi dan balas jasa dilakukan formal. Dalam departemen personalia standar pelaksanaan dapat lebih longgar, di mana karyawan dievaluasi kualitas kerjanya selama periode waktu tertentu.

Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, pemrosesan informasi. Semakin besar ketidak pastian tugas yang koordinasi , semakin membutuhkan informasi. Untuk alasan ini, koordinasi pada dasarnya merupakan tugas pemrosesan informasi.

Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu

Pendekatan 1 : TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR

Aturan dan prosedur

Hirarki manajerial

Penerapan tujuan dan rencana

Pendekatan 2 : MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL

Investasi dalam sistem infrmasi vertikal

Penciptaan hubungan-hubungan ke samping

Pendekatan 3 : MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri

Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar

Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital manajemenyang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

Hirarki manajerial yaitu rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

Aturan dan prosedur yaitu keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadiankejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

Rencana dan penetapan tujuan yaitu pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

Peningkatan koordinasi potensial

Bila mekanismepengkoordinasian dasar tidak cukup, investasi dalam mekanisme-mekanisme tambahan diperlukan. Koordinasi potensial dapat ditingkatkan dalam dua cara, vertikal dan menyamping (horizontal) :

Sistem informasi vertikal yaitu peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi dan pengawasan.

Hubungan-hubungan lateral (horizontal) yaitu melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi di pertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Ada beberapa hubungan lateral, yang dapat diperinci sebagai berikut :

Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.

Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan diatas tidak secara efektif mengkoordinasikan tugas tertentu.

Organisasi matriks, organisasi matriks dikembangkan pertama kali dalam industri ruang agkasa. Tetapi akhir-akhir ini konsep organisasi matriks banyak dikembangkan terutama pada perusahaan-perusahaan konstruksi, kontraktor, perusahaan-perusahaan konsultan, kantor-kantor akuntan dan organisasi-organisasi lain yang bekerja dengan banyak proyek yang mempunyai waktu penyelesaian terbatas dan bersamaan, memerlukan koordinasi dan prestasi teknis tinggi, serta membutuhkan berbagai keterampilan dan keahlian khusus.

Pengurangan kebutuhan akan koordinasi

Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi, koordinasi potensial dapat ditingkatkan dengan penggunaan metode-metode di atas. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Langkah yang paling konstruktif yang dapat diambil dalam menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan yaitu memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri yaitu teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).